Buscar empleo como secretaria puede tornarse toda una aventura. Como la competencia cada vez es mayor, dado que hay en el mercado un gran número de postulantes altamente capacitadas, también nuestro empeño debe crecer en cada aplicación que realizamos. Por ese motivo debemos tener en cuenta varios aspectos al enfrentar los distintos pasos de una búsqueda laboral.

El Curriculum Vitae debe hablar por nosotras, ya que es la primera vía de contacto con la Empresa a la que deseamos postularnos. Al confeccionarlo resulta de gran utilidad tratar de investigar los detalles del puesto y las tareas a cubrir para poder, de esta forma, hacer los retoques necesarios procurando que la información detallada tenga directa relación con los requisitos buscados por el empleador. Es decir, si en el aviso publicado se especifica que se requiere una persona con experiencia en atención al público es importante incorporar algunas líneas en las que describamos los contactos que hemos tenido con clientes, proveedores, etc. en empleos anteriores. No es aconsejable presentar el mismo CV en cada postulación, sino que es necesario adaptarlo según la necesidad. A su vez, está de más decir que el Curriculum debe estar siempre actualizado, incluyendo la experiencia laboral más reciente, todos los cursos realizados y las carreras cursadas o en curso. En lecciones posteriores ahondaremos aún más este tema puntual.

El hecho de adjuntar una carta de presentación a nuestro Curriculum Vitae es de un valor agregado indiscutible. A través de ella los empleadores pueden apreciar nuestra redacción propia, nuestro poder de síntesis y, al mismo tiempo, conocer un poco más de nuestra persona y nuestras aptitudes previo a la primer entrevista. La carta de presentación también debe adaptarse a cada situación y la información que contenga debe ser precisa, coherente y eficaz. Este elemento extra en nuestra aplicación también nos permite dejar entrever cuáles son nuestras expectativas y nuestras pretensiones con respecto al puesto al que postulamos. No solo es aconsejable indicar nuestra disponibilidad horaria y nuestra remuneración pretendida si es requerido en el anuncio, sino también nuestras aspiraciones a nivel profesional, vale decir: búsqueda de crecimiento, aprendizaje, aplicación y perfeccionamiento de nuestros conocimientos, etc. Siempre es bienvenido utilizar la carta de presentación como una vía para resaltar nuestros puntos fuertes y tratar de "vendernos" como la persona indicada para el puesto ofrecido. No debe extenderse más de tres párrafos, lo más resumido posible, que pueden distribuirse de la siguiente manera:

A continuación un modelo de carta de presentación que puede resultarles de utilidad:

Sin duda alguna la entrevista es el momento clave del proceso de selección. Esta es la instancia en la que entra en juego la tan mentada frase "La primera impresión es la que cuenta". Lo que hagamos y digamos en la primer entrevista es determinante para que continuemos o no avanzando. Si bien debemos prestar especial atención a esta oportunidad y tratar de prepararnos de la mejor manera posible, no debemos dejar bajo ningún concepto que nos gane la ansiedad y la inseguridad. Pero entonces la pregunta que cabe es: ¿cómo prepararnos sin permitir que esta situación se vuelva una obsesión y que por lo tanto se nos vuelva en contra? En primer lugar es preciso tener bien presente que lo más importante en el momento de enfrentar una entrevista laboral es mostrarse lo más natural y desenvuelta posible. Es por ello que no debe ni siquiera contemplarse la posibilidad de estudiar un speech de memoria. Lo más probable es que de aquellas frases que podamos repetir hasta el cansancio previo a la entrevista, en el momento de la verdad se vuelvan torpes, automáticas y muy distintas a lo planeado. Además puede siempre sorprendernos la famosa pregunta inesperada que nos descoloque y nos haga perder el hilo. Un buen método de ensayar nuestra presentación, entonces, puede ser el actuar conversaciones lo más improvisadas que sea posible y que difieran mucho una de la otra. Podemos hacerlo en la más privada soledad o con la complicidad de algún amigo/a objetivo y sincero que pueda hacernos ver nuestros errores. Debemos sentir que se trata de una charla con una persona desconocida a la cual le estamos relatando nuestra experiencia, nuestras virtudes y, en caso de ser necesario, también nuestras debilidades, pero sin que éstas lleguen a cobrar gran relevancia en la conversación. Siempre que mencionemos un punto débil debemos compensarlo inmediatamente con varios otros puntos fuertes que contrarresten el efecto de los primeros. Por ejemplo, si decimos que no tenemos una memoria muy privilegiada, podemos aclarar a continuación y haciendo gran énfasis en ello, que nuestra increible habilidad de organización nos permite manejarnos de tal forma que es imposible que algo se nos olvide, porque logramos dejar todos los recordatorios necesarios al alcance de nuestra mano. Si mencionamos que somos ansiosos, debemos agregar enseguida que esa ansiedad nos conduce a dedicar gran empeño en llevar a cabo nuestros objetivos de la mejor manera posible. No debe incomodarnos la tan frecuente pregunta en las entrevistas acerca de cuáles son nuestros defectos o debilidades ya que, indefectiblemente, toda persona los tiene. Ese interrogatorio que puede resultarnos tan antipático no es más que una de las tantas estrategias con las que cuentan los selectores de personal para evaluar nuestra reacción ante la presión. Por otra parte, si bien no debemos estudiar un discurso de memoria, debemos procurar en cada uno de nuestros ensayos, no dejar afuera de nuestra conversación algunas palabras que son muy elocuentes a la hora de dar una buena impresión e incorporarlas siempre en distintos momentos de la charla. Estos términos son por ejemplo: proactividad, trabajo en equipo, comunicación, adaptación a los cambios, crecimiento, superación, aprendizaje, voluntad, buena predisposición, eficiencia, confiabilidad, entre varias otras. Si nos aseguramos de que en la primer entrevista quede una clara impresión de que poseemos en mayor o menor medida todas esas aptitudes o cualidades, entonces sin lugar a dudas habremos logrado que nos diferenciemos ante tantas otras postulantes. Otra forma de diferenciarnos es haciendo una pequeña investigación previamente sobre la empresa, a qué se dedica, su historia, etc. Un buen truco es ingresar a la página web y leer la misión y visión tratando de usar algunas palabras claves que allí encontremos sin que sea demasiado evidente. De esta forma la persona que nos entrevista puede tener la impresión de que compartimos los mismo valores y objetivos que persigue la firma.

Otro punto no menos importante a la hora de enfrentarnos a nuestro posible futuro empleador, es nuestra imágen o presencia. Esto abarca desde nuestra vestimenta, maquillaje, accesorios y peinado, hasta nuestros gestos, expresiones, movimientos y posturas, es decir, el lenguaje corporal. Con respecto a la ropa es muy importante no llevar nada que nos haga sentir inseguros, si una prenda que pensamos vestir nos genera la más mínima duda es mejor descartarla y reemplazarla por otra. Un buen consejo de equipo básico para búsquedas laborales puede ser un traje negro, de corte formal y una camisa o blusa clara. También son más que aceptables los colores gris, crema, beige y bordó (este último color cuando es bien oscuro y tratando de combinarlo con algo de color negro, por ejemplo, si decidimos usar un traje bordó, los zapatos, cartera y saco es aconsejable que sean negros). Es mejor evitar el color blanco, así sea en accesorios diminutos, porque en el ajetreo de ir y venir a las entrevistas siempre hay posibilidades de que se manche o ensucie e inclusive en él son más visibles las arrugas o imperfecciones. Los zapatos deben tener un taco normal y siempre es preferible que no sean muy visibles (evitar las botas) ya que en caso de que sean llamativos deben siempre estar muy bien lustrados y limpios y nadie puede garantizarnos que en el camino no tengamos un tropezón o una salpicadura que los marque, incluso sin que nos demos cuenta. Lo más importante es que el calzado sea cómodo ya que no sabemos cuánto tendremos que caminar o permanecer de pie y el simple hecho de que nos duelan los pies puede alterarnos el humor o reflejarse en nuestra expresión. Es aconsejable también evitar el exceso de accesorios, incluso aunque estén muy de moda. No usar aros, o en caso de llevarlos que sean lo más pequeños y clásicos posible. No llevar collares y la menor cantidad de anillos posible (preferentemente sin piedras). En cuanto al maquillaje está permitido resaltar un poco los ojos para dar profundidad y seguridad a la mirada, pero sin exagerar (un delineado suave y rimmel negro, sin sombras de colores fuertes). Los perfumes es mejor no utilizarlos, ya que puede tocarnos un entrevistador que sea alérgico o que no le guste la fragancia elegida o inclusive (aunque pueda parecer insólito) que le traiga algún recuerdo poco apropiado y que esto genere una situación incómoda. Si es invierno y debemos abrigarnos mucho es más que aconsejable quitarnos el saco ni bien ingresamos al lugar ya que a veces lo ambientes son más calurosos de lo esperado y esto puede jugarnos una mala pasada haciéndonos ver desaliñadas. Las carteras deben ser de tamaño mediano, ni muy grandes por una cuestión de comodidad, ni muy pequeñas como para demostrar que somos personas prácticas y que llevamos con nosotras los elementos que podemos llegar a necesitar. También es una buena idea llevar una agenda (aunque rara vez la usemos en el día a día) y utilizarla en algún momento, por ejemplo, para guardar una tarjeta que nos entreguen. De esta forma, suele darse la impresión de que somos personas organizadas y responsables. Prestar especial atención a las uñas y no pintarlas con colores demasiado fuertes sobre todo si acostumbramos gesticular mucho con las manos, ya que estarán muy visibles y pueden distraer la atención de nuestro interlocutor. Si bien las faldas con medias son muy elegantes, siempre corremos el riesgo de que se razguen y por ese motivo es mejor evitarlas. En cuanto al cabello, es mejor llevarlo suelto, pero bien peinado. Los días de lluvia dentro de lo posible es mejor no llevar paragüas, pero si es inevitable un buen consejo es preguntar a la recepcionista dónde podemos dejarlo para no ingresar con él a la oficina donde nos entrevistarán y, por ejemplo, dejar un charco de agua o encontrarnos con que no hay un lugar apropiado donde colocarlo sin que nos incomode.

En lo que respecta al lenguaje corporal debemos tratar de mantener una postura firme pero a la vez relajada, no tensionar las mandíbulas o gesticular demasiado, mirar siempre fijamente a la persona que nos entrevista y tratar de transmitir seguridad. Procurar no sentarse apoyándose demasiado en el respaldo o en cualquier otra forma que pueda aparentar cansancio o desgano. Si somos una persona que gesticula demasiado con las manos se puede probar apoyando ambos brazos sobre el regazo con las manos cruzadas, manteniendo la espalda bien firme. Cuando nos hablan es positivo asentir con la cabeza como transmitiendo comprensión y aceptación, pero sin exagerar.

Debemos hablar en forma clara y pausada. Es apropiado repetir algunas palabras del entrevistador como para demostrar que estamos prestando especial atención a lo que dice, que compartimos su forma de expresarse y le damos importancia a los mismos temas. No usar palabras de las que no conocemos con presición el significado para evitar transmitir erróneamente nuestros pensamientos e ideas. No ser reiterativo con los mismos temas ya que puede dar la impresión de que estamos tratando de convencer de algo que no es demasiado cierto. Tratar de mantener un hilo en la conversación, si se comenzó hablando de la experiencia previa y luego se cambió de tema, procurar no volver al primero, salvo que nos pregunten al respecto, para no parecer desmemoriados o dispersos. Lo que no se dijo en el momento apropiado es mejor callarlo. Por ejemplo, no está bien visto que al despedirnos digamos algo como: "Ah, no lo mencioné antes pero trabajé con el mismo programa que ustedes utilizan". Siempre nuestros comentarios deben ser pertinentes. Intentar transmitir el deseo de trabajar en la Empresa y mostrarse entusiasmado e interesado con todo lo que nos cuentan sobre la misma. Agradecer de foma sincera y cordial el tiempo prestado. Despedirse indicando el deseo de continuar adelante en el proceso de selección y deseando suerte, feliz fin de semana o felices fiestas si corresponde. En caso de cruzarse con alguna otra persona de la empresa, especialmente estando en compañía de nuestro entrevistador, saludar cordial y amablemente, demostrando simpatía y de forma natural, sin exagerar (por ejemplo, a la recepcionista, al salir).

Para cerrar, podríamos decir que la clave al presentarse a una entrevista es sentirnos seguras de nosotras mismas, convencernos de que realmente somos las personas indicadas para ese puesto y que podemos hacer un excelente trabajo. Debemos pensar que vamos a ofrecer nuestros servicios, para lo cual estamos muy bien capacitadas, y no a implorar que nos den un empleo. Como suele decirse a los vendedores, lo más importante para lograr una venta es convencerse de que el producto es realmente bueno, vendérselo primero a uno mismo. Entonces, tenemos que estar convencidas de que somos excelentes secretarias, que podemos desarrollar a la perfección cualquier tarea requerida y si hubiera algo que no sabemos, podemos aprenderlo sin gran esfuerzo. Lo importante es el deseo que tengamos de hacer las cosas bien y de comprometernos con nuestras responsabilidades que, al fin y al cabo, son las que permiten que tengamos una independencia económica y una satisfacción personal. Si nosotras no nos convencemos de todo esto antes de presentarnos a cualquier entrevista, entonces nuestra inseguridad se transmitirá en las palabras, gestos y movimientos y nunca lograremos destacarnos entre todas las demás postulantes. De más está decir, que una seguridad fingida o exagerada puede ser confundida con pedantería y jugarnos en contra, por lo cual es necesario buscar el equilibrio adecuado.

El seguimiento de la entrevista es también un paso importante en el proceso de postulación a un empleo. Pero hay que prestar especial atención en cada caso para saber si es conveniente o no hacer un seguimiento. Generalmente resulta productivo demostrar interés en la propuesta laboral a la cual aplicamos. Solo hay que procurar no ser demasiado insistente como para que la otra parte no suponga que en realidad no es que nos interese el puesto sino que estamos desesperadas por conseguir un empleo, sea cual fuere. También hay que saber reconocer las situaciones en las cuales es inútil intentar hacer un seguimiento, por ejemplo, en aquellas entrevistas donde se encargan de decirnos varias veces que serán ellos quienes se comunicarán con las personas preseleccionadas. De la misma forma, si la persona que nos entrevista no nos entrega una tarjeta o nos hace saber su teléfono o dirección de mail es mejor no pedírselo ya que si no surge de ella, significa que no tiene interés en responder llamados o correos electrónicos dando información. Si, por el contrario, durante la entrevista se plantea el hecho de permanecer en contacto y percibimos que generamos una buena impresión o despertamos interés en el selector, entonces será útil hacer un llamado o enviar un mail pasado un tiempo prudencial para consultar cómo avanza la búsqueda. La forma más recomendable de realizar este tipo de consultas es el correo electrónico. A veces, podemos llamar en un momento poco apropiado cuando la persona no puede prestarnos mayor atención o inclusive hasta podríamos llegar a importunarla y, de esta forma, debilitar la buena impresión que pudimos haber causado. Por otra parte, el hecho de transmitir nuestras dudas, nuestro interés o nuestra consulta en forma escrita, nos da la posibilidad de pensar bien las palabras que emplearemos y el efecto que éstas pudieran causar. No es recomendable mencionar la existencia de otras propuestas proximas a concretarse ya que esto puede parecer una especie de presión o de cierta vanidad de nuestra parte. La clave es transmitir interés sin pretender apresurar las cosas. También podemos aprovechar la oportunidad para resaltar que consideramos cumplir con el perfil solicitado, tener la experiencia necesaria y poder hacer un buen trabajo. Un ejemplo de mail de seguimento podría ser:

Buenas tardes, mi nombre es Marisa Equis. Me presenté a una entrevista con Ud. el día XXXXXX aplicando para el puesto de Secretaria Bilingüe de Directorio.

El motivo de este mail es, en primer lugar, agradecerle por el tiempo y la atención prestadas. En segundo lugar y no menos importante, es mi intención transmitirle mi profundo interés en la propuesta así como el deseo que siempre sentí de formar parte de una empresa tan importante como lo es XXXXX. En mi opinión, cumplo con el perfil por ustedes buscado y considero que puedo realizar un gran aporte en la función, basado en mis cinco años de experiencia y demostrando sobre todo un gran compromiso, responsabilidad y voluntad.

Quedo a su entera disposición para concertar una segunda entrevista personal en caso de que Ud. lo considere conveniente.

Es extremadamente importante a la hora de redactar un CV, carta de presentación o mail de seguimiento asegurarse de que no exista ningún error de ortografía y que se emplearon correctamente las reglas de puntuación así como un vocabulario apropiado, correcto y no demasiado formal. Con respecto a la ortografía, una buena precaución sería utilizar un corrector como los de los procesadores de texto o de los programas de correo. También puede recurrirse a un diccionario. En caso de que una palabra o frase nos genere dudas y no podamos aclararlas, es mejor excluirlas. En cuanto a las reglas de puntuación y al vocabulario empleado, siempre es útil compartir el texto, antes de enviarlo, con alguna persona que tenga conocimientos al respecto y pueda darnos su opinión (puede ser un profesor/a de lengua, una colega que tenga experiencia en redacciones de este tipo, un familiar con buenos conocimientos de castellano, etc.)

Existen páginas muy útiles a la hora de buscar ofertas laborales a través de Internet y para poder cargar nuestro CV. Algunas de ellas, las más importantes y efectivas, son:

Espero que esta primera lección les haya resultado útil o interesante. En las lecciones siguientes ahondaremos más en algunas de las cuestiones aquí tratadas y nos adentraremos también en otros temas que puedan resultar provechosos no solo para aquellas secretarias que se encuentran en la busqueda laboral, sino también para quienes están trabajando actualmente y desean mejorar su desempeño diario.

Como mencioné anteriormente, son más que bienvenidas las consultas o comentarios que pudieran haberles surgido con respecto a esta lección o las que vendrán. Pueden enviarlas via mail a contacto@mundodesecretarias.com.ar. Aquellos mensajes que representen un aporte a cualquiera de los temas desarrollados serán publicados en la sección correspondiente. También serán contestadas todas las consultas que realicen.

¡Muchas gracias por su visita!

Indice de lecciones

LECCION 2 - EL CURRICULUM VITAE

En la lección 1 realicé una pequeña introducción con respecto al Curriculum Vitae. En esta lección entraremos un poco más en detalle, dada la importancia de esta herramienta a la hora de buscar empleo.

En el caso de que hayas subido tu CV a alguna de las páginas web de empleos, por ejemplo en las publicadas en la lección anterior, existe un buen truco que te asegura estar siempre entre las primeras opciones de candidatos dentro de los sitios de las empresas. Entrá con frecuencia a la página donde tenés grabado el curriculum y hacé click en "Actualizar", aunque no hayas modificado ningún dato. Eso lo colocará nuevamente entre los CV recién ingresados, lo que hará que siempre tenga oportunidades de ser consultado. Se recomienda inclusive la actualización cada dos horas. Los reclutadores agregan avisos y hacen búsquedas con mucha frecuencia y así tenés más chances de quedar entre los primeros pre-seleccionados.

Para aplicar a la mayoría de los empleos, se solicita enviar un curriculum vitae con foto. Si estás iniciándote en el camino de las búsquedas laborales es bueno que tengas en cuenta que solo debe enviarse una foto tipo carnet, la cual debe estar pegada a la hoja. Nunca se debe enviar una foto de cuerpo entero, por ejemplo, ya que esto puede ser mal visto. Además, la idea no es que te contraten por tu apariencia física, lo cual podría generarte problemas en algún momento, sino que asocien el currículum con tu rostro una vez te hayan entrevistado. Como las empresas realizan muchas entrevistas, se les haría muy difícil identificar a cada candidato si el currículum no incluyera foto. Por esto es muy importante agregarla, incluso cuando no se exige. Desde ya que la foto debe estar lo más actualizada posible y ser lo más cercana a la realidad. No es aconsejable recortar una foto de mayor tamaño dejando solamente la parte del rostro. Lo mejor es sacarse unas fotos carnet arreglándote de la misma forma en que lo harías para presentarte a una entrevista. Siempre es más efectivo pegar fotos originales en lugar de escanear una foto y luego sacar copias color. Pero como agregar una foto original a cada CV que presentes puede resultar muy costoso, lo más inteligente sería hacerlo solamente en los casos que se trate de una propuesta que realmente te interese mucho.

En la medida de lo posible deberíamos intentar presentar el Currículum dentro de un sobre elegante o una carpeta, junto con la carta de presentación. Es muy probable que, durante la entrevista, nos devuelvan dicho sobre o carpeta diciéndonos que les resulta más práctico tener los currículums sueltos, pero seguramente les agradará la prolijidad con la que lo recibieron en un primer momento. También en este caso es importante la primera impresión. Hay que organizar el Currículum de forma tal que resulte de fácil lectura y que la información que contenga sea específica y adecuada. Es mejor dejar fuera detalles sin importancia, como por ejemplo cursos realizados en instituciones no muy reconocidas o que no tienen relación directa con el tipo de puesto al que aplicamos. Para mencionar este tipo de datos tendremos oportunidad en la entrevista y puede resultar útil para que no se nos acaben los temas de conversación. Además, la idea es que en la entrevista se amplíe la información que aparece en el currículum y no que se repita todo lo que allí aparece. Lo ideal es intentar siempre resumir todo en una sola hoja. Para ganar espacio, puede utilizarse el formato de CV que incluye los datos de contacto (dirección, teléfono y correo electrónico) como encabezado o pie de página con letra más pequeña, en lugar de ocupar todo un párrafo con ellos; aunque deben ampliarse los datos personales en la primer parte indicando estado civil, nacionalidad y documento de identidad. Si se tiene hijos es mejor aclararlo en el currículum ya que es preferible evitar perder tiempo y dinero presentándonos a una entrevista donde no nos tendrán en cuenta porque buscaban personas sin hijos (que lamentablemente en algunos casos aislados puede ocurrir). El mejor orden para la información incluida en un CV es el siguiente: Datos personales, Educación, Cursos, Experiencia laboral, Idiomas, Informática y, por último, Otros Datos de interés.

¿Mentir en la información que incluimos? ¡Nunca! No debemos caer jamás en esa tentación, aún cuando alguien nos aconseje hacerlo. Bajo ningún concepto es positivo declarar tener conocimientos o experiencia que en realidad no poseemos. Por ejemplo, si nuestros conocimientos de inglés se limitan a un "yes", "no", "my name is..." y algunas otras frases básicas, entonces no podemos mentir porque será imposible mantener esa mentira en caso de que durante la entrevista comiencen a hablarnos en inglés. Si sabemos que se trata de una empresa multinacional y suponemos que realmente es un requisito elemental, entonces es mejor no aplicar. Por el contrario, si tenemos la certeza de que el idioma no es utilizado en el trabajo diario (por investigación previa o conocidos trabajando en la empresa), pero de todas formas insisten en remarcarlo entre los requisitos excluyentes y si la propuesta realmente nos interesa, entonces podemos arriesgarnos a mencionar un "Inglés básico", prepararnos para posibles preguntas en dicho idioma durante la entrevista y aclarar que estamos estudiando actualmente o que pensamos comenzar a hacerlo a la brevedad. De todas formas, si realmente deseamos conseguir un buen empleo y nuestros conocimientos de inglés son débiles no debemos dudar ni un minuto en comenzar a ampliarlos, así sea a través de Internet donde existen muchísimos cursos gratuitos. Hoy en día son muy pocos los casos en los que no se exigen sólidos conocimientos de inglés, aún cuando en el día a día no se utilice el idioma con frecuencia. En grandes empresas muchas veces es un requisito fundamental.

En conclusión, es muy difícil sostener airosamente una mentira durante la entrevista, por lo cual seguramente nos mostraremos nerviosos o inquietos al hablar de cosas que no son ciertas y esto terminará perjudicándonos y quitándole todo el valor a las habilidades y conocimientos que realmente poseemos, sin mencionar que nos haría pasar un innecesario mal momento.

Si nos solicitan presentar un CV en idioma extranjero y no poseemos excelentes conocimientos sobre todo de la gramática de dicho idioma es mejor no arriesgarnos a prepararlo por nuestra cuenta. Debemos recurrir a alguien que realmente tenga experiencia en la confección de este tipo de documentos o, en su defecto, a empresas o profesionales que se dediquen a la corrección y traducción de Curriculums.

LECCION 3- ORGANIZACION DE VIAJES

Quien trabaja actualmente como secretaria sin duda sabe la importancia que tiene la organización de viajes. Actualmente son muchos los empresarios que necesitan viajar por diferentes motivos laborales. Quien los asiste debe cuidar todos los detalles para que el ejecutivo no se encuentre con ningún inconveniente y pueda concentrarse en lo más importante que es el negocio o la necesidad laboral que lo lleva a visitar otro país. Para no dejar escapar ningún aspecto hay que prestar mucha atención e implementar una planificación que nos guíe paso a paso y no nos permita olvidarnos de nada. Si bien puede parecer una tarea sencilla, no siempre lo es y hay que estar preparada y tener la capacidad suficiente para vencer los obstáculos que pudieran aparecer. Por ejemplo, hay situaciones en las que nuestros jefes nos exigen cosas que no podemos conseguir fácilmente o hasta algunas que son prácticamente imposibles y hay que saber encontrar un equilibrio y lograr de alguna manera que queden conformes con el resultado. Pero aquellas que comienzan a plantearse la posibilidad de ser secretarias y no tienen suficiente experiencia no deben asustarse en este punto. No hay nada que la experiencia y una buena dosis de responsabilidad y compromiso no nos permita resolver. Si bien generalmente las empresas se manejan con una agencia de viajes específica, somos nosotras quienes debemos asegurarnos de que todo marche sobre ruedas, hacer un correcto seguimiento y no dejar nada librado al azar.

Nuestro jefe nos comunica que debe realizar un viaje. A veces, esto puede ocurrir con la suficiente anticipación como para que podamos manejarnos tranquilamente y otras con el tiempo justo como para ponernos en acción y colocar esta tarea en la lista de prioridades, pasando a segundo plano cualquier otra actividad que sea menos urgente. Con un poco de suerte nuestro superior escribirá en un papel las fechas estimadas en las que desea viajar y los destinos. En este momento es importante hacerle algunas preguntas básicas. La primera y principal es consultarle por fechas alternativas en caso de que no hubiera disponibilidad en las que nos indica. De esta manera estaremos ganando tiempo y evitando futuras consultas, sobre todo si nuestro jefe suele estar muy ocupado y nos cuesta tener acceso a conversar con él. La segunda pregunta tiene que ver con los horarios en los que prefiere viajar. Algunas personas prefieren viajar de noche por ejemplo, pero tal vez en esta ocasión tenga una necesidad específica de viajar en otro horario, por eso no debemos confiarnos. También debemos consultar en qué clase desea viajar (económica o ejecutiva), si es que no tiene ya una preferencia que se repite siempre. Debemos preguntar también cómo se desplazará hasta el aeropuerto el día de la salida y si requerirá movilidad en el lugar de destino para saber si debemos alquilar un vehículo. Otro punto muy importante a tener en cuenta a la hora de la planificación es el hotel. A veces se encarga de reservar la gente que lo invita, otras debemos hacerlo nosotras. En este caso, debemos preguntar la ubicación del hotel y el tipo de habitación preferida. Si es la primera vez que organizamos un viaje para estar persona, debemos armarnos una lista de algunos datos importantes: preferencias de ubicación, clase, datos de la tarjeta de crédito, datos de tarjeta de pasajero frecuente si posee (para juntar las millas), asistencia al viajero que posee, fecha de vencimiento del pasaporte, visas que posee, etc. Es útil también tratar de obtener la mayor cantidad de datos posible con respecto al motivo del viaje para comenzar a prever el material que será necesario preparar. Una vez que tenemos todos estos datos, pondremos manos a la obra armando una lista semejante a la que figura a continuación:

Con esta lista básica ya nos encontramos con varias cosas por hacer. Lo primero por supuesto será comunicarnos con la agencia de viajes y consultar las disponibilidades de vuelos. Las agencias suelen enviar un itinerario al pasajero con las alternativas, pero una buena idea es armarnos una planilla para poder ver todos los datos con mayor claridad e ir modificándola en caso de que surgieran cambios. También es una buena forma de presentar la información a nuestro jefe, con distintas opciones para que pueda elegir la que más se adapte a sus necesidades.

Una vez que nuestro jefe haya hecho su elección podemos efectuar la reserva, asegurándonos de tomar nota correctamente de la fecha de vencimiento. Es bueno programar un recordatorio para dicha fecha de forma tal que si llegado el momento aún no se nos solicita la emisión del pasaje podremos pedir a la agencia la renovación de la reserva (siempre que haya lugares disponibles todavía) y no permitir que la misma se caiga y la perdamos por descuido. Si organizamos varios viajes al mismo tiempo es aconsejable llevar una planilla con el detalle de cada reserva y las fechas de vencimiento correspondiente o armar una carpeta con folios colocando en cada uno toda la documentación correspondiente a cada viaje. No olvidar a la hora de realizar las reservas proporcionar los datos de la tarjeta de pasajero frecuente en caso de poseerla.

Continuando con la lista el siguiente paso sería obtener toda la información útil con respecto al lugar de destino como por ejemplo datos sobre seguridad, feriados, lugares de interés, etc. Con respecto a los feriados una página útil es: http://www.dias-festivos.com/index.htm. Pero lo más importante sin dudas es averigüar si se requiere visa para ingresar al país. En el siguiente punto de esta lección ahondaremos en el tema de las visas.

El siguiente paso importante sería la reserva del hotel. También en este caso muchas veces son las agencias de viaje quienes brindan este servicio. Si así no fuera podemos encontrar datos muy útiles en las siguientes webs: http://sa.hoteles.com/hotel-htdocs/hoteles.com/sa/95086index.htm o http://www.quehoteles.com/ En este punto debemos tener presente las preferencias de nuestro jefe con respecto a ubicación, tipo de habitación, servicios prestados y comodidades (por ejemplo si tiene acceso a Internet, si posee estacionamiento, piscina, cama king o queen, etc.)

Por último debemos prever el transporte desde el aeropuerto el día de regreso. Para ello debemos asegurarnos nuevamente que alguien pueda pasar a recogerlo o, en su defecto, contratar un servicio de taxi o remís.

Podría decirse que cubriendo estos pasos básicos habremos logrado una buena planificación del viaje. Luego restaría tramitar la visa en caso de que fuera necesaria, preparar una agenda y un dossier. Por supuesto que pueden surgir algunos inconvenientes durante la organización del viaje que deben evaluarse en cada caso en particular para poder encontrar la solución adecuada. Un punto importante a tener en cuenta para disminuir el efecto de posibles complicaciones sería tener a mano los datos de la asistencia al viajero, reclamo de equipaje de la compañía aérea, teléfonos personales de contacto de nuestro jefe, etc. Recuerden que pueden realizar cualquier consulta enviando un mail a contacto@mundodesecretarias.com.ar y la contestaré a la brevedad.

En primer lugar debemos averigüar si el país de destino requiere una visa. Podemos obtener esta información consultando con la agencia de viajes o, por ejemplo, ingresando a: http://www.aerofertas.com.ar/Sug_Visas.htm

Para obtener una visa el trámite varía de acuerdo al país del que se trate. Para obtener información específica debemos ingresar a la página de la Embajada o Consulado del país que corresponda. Es importante tener bien presente los tiempos que deben manejarse para este trámite a la hora de organizar nuestra planificación del viaje. En algunos casos puede solicitarse trámite urgente con un mayor costo. Al solicitar una visa debemos asegurarnos de que obtendremos la adecuada, para ello tenemos que especificar el número de entradas al país, si se trata de una visa de negocios o de turismo, la duración del viaje (en algunos casos no se requiere visa para turismo y estadías menores a determinada cantidad de tiempo), etc.

En el caso de trabajar para una empresa donde se viaje con frecuencia y a destinos variados es aconsejable mantener un archivo de toda la información y documentación necearia para facilitar y acelerar este tipo de trámite cuando llegue el momento (por ejemplo formularios extra, fotocopias del documento y pasaporte de nuestro jefe, cartas de recomendación de clientes del país de destino, etc.)

El itinerario puede ir acompañado por una agenda que resultará de gran utilidad para nuestro jefe. Si bien es probable que él suela manejarse con la agenda del programa de correo electrónico (Outlook o Lotus Notes) o con su agenda personal, no está de más incluir una planilla que contenga toda la información necesaria en lo exclusivamente relativo a los negocios que realizará en el país al que visita. Debe figurar desde el horario de llegada y datos del vuelo hasta quién lo recogerá en el aeropuerto, reuniones a mantener en el lugar de destino (que debemos haber organizado previamente o sobre las cuales nos informarán si es que ya están coordinadas), direcciones, números de teléfono necesarios en caso de realizarse conference calls, datos importantes de la Empresa o clientes que visita (responsable de seguridad, teléfono de emergencia y otros), etc. De esta forma tendrá toda lo que necesita en un solo lugar y al alcance de la mano.

El Dossier es la carpeta que mantenemos a mano con toda la documentación e información que podemos llegar a necesitar y que también podemos entregar a nuestro jefe. Suele contener:

LECCION 4 - MECANOGRAFIA

Existen muchas personas dominadas por malos hábitos a la hora de escribir en el teclado de su computadora. Entre estas malas costumbres se destacan las siguientes:

* Utilización de elementos ergonómicamente incorrectos como una mala silla, un mueble muy alto, uno muy bajo, etc.

* Mal balanceo entre los tiempos de digitación y los de descanso corporal y visual incrementándose en esta forma la tensión o estrés.

* Tipeo con dos dedos, disminuyendo ostensiblemente la eficiencia del trabajo al producirse una mayor tensión a causa de la atención dividida entre el movimiento de los dedos sobre el teclado y la impresión correcta de los caracteres sobre el monitor.

Si bien es cierto que la mayor parte de estas malas costumbres son debidas a malos hábitos adquiridos en forma consuetudinaria (debidos a la fuerza de la costumbre y la repetición), también lo es que la erradicación de estos hábitos técnicamente incorrectos demandarán la mayoría de las veces una cuota de esfuerzo consciente por parte de todas aquellas personas empeñadas en hacer de su trabajo frente al ordenador una experiencia mucho más personal y enriquecedora.

Al comienzo, la adquisición de una nueva habilidad demandará gran parte de nuestra energía y atención debido al esfuerzo consciente que hemos de utilizar para lograr el dominio de ésta; no obstante, luego de cierto período de práctica observamos cómo cada vez requerimos de un menor esfuerzo y concentración debido a la incorporación paulatina de la nueva habilidad en el campo inconsciente lo cual llevará poco a poco a la ejecución automática de la nueva fortaleza, insumiendo así un menor porcentaje de energía y esfuerzo.

Es de esta forma como aprendemos a caminar, hablar, hacer malabares con tres bolas, entender los procesos de resolución de los ejercicios matemáticos, digitar en nuestro ordenador, etc.

Volviendo al tema que nos compete, cabe resaltar el hecho de que el tipeado en nuestro ordenador involucra un proceso de coordinación y sincronización psico-motriz de la siguiente forma:

Al observar una tecla que deberá ser tipeada, nuestro cerebro envía una orden a manera de impulso eléctrico al órgano encargado de su ejecución (los dedos en este caso). Cuando el hábito adquirido es el de escribir a dos dedos, estas órdenes serán interpretadas de la misma forma obteniendo así un resultado monótono, en lugar de esto, cuando el hábito radica en la escritura a diez dedos, los impulsos activarán la ejecución motriz del movimiento del dedo correspondiente a determinada tecla, según haya sido el desarrollo de tal habilidad con base a las reglas prácticas de la mecanografía convencional. La adquisición de esta habilidad mecanográfica hará que, con el tiempo y la práctica, un mecanógrafo eximio pueda incluso escribir fluidamente en su teclado mientras sostiene una conversación, sin perder por ello efectividad en el resultado de la digitación.

Además de todo lo nombrado anteriormente, para nadie es un misterio el agradable efecto estético que produce la escritura fluida a diez dedos, en lugar de la de dos.

1 - Recordá que la adopción de un nuevo hábito implica algunas veces la destrucción o rediseño de una vieja y obsoleta costumbre grabada tenazmente en nuestro cerebro; de esta forma, si sos una digitadora acostumbrada a valerse de solo dos dedos, la adopción de la nueva técnica podrá parecerte en un comienzo algo difícil de adoptar ya que estarás luchando contra una vieja y poderosa resistencia adquirida en el pasado; no obstante, si tu determinación de aprender la mecanografía es sincera, la perseverancia se verá prontamente recompensada.

2 - Si sos una persona poco tenaz, le convendría tomar un curso guiado de mecanografía (con ayuda de tutor y medios), ya que la presencia y exigencia de éste alentará tu espíritu de responsabilidad y compromiso.

3 - Es perfectamente posible aprender la mecanografía en forma auto didacta, mediante la utilización de algún software destinado para este fin disponible en la red. Si decidís utilizar este método de aprendizaje recordá lo siguiente:

La mayor parte de este software que existe en la red para aprender mecanografía promete resultados extraordinarios en poco tiempo, tales como el logro al final del curso de un promedio de 300 a 400 palabras por minuto; si bien es cierto que tales niveles de velocidad son alcanzables e incluso superables, también lo es que la promesa de alcanzar dichos niveles de velocidad resultan falsos cuando no se tiene ningún conocimiento ni experiencia previa en la labor mecanográfica.

Estos programas disponibles en la red están diseñados para permitirte la familiarización progresiva con el teclado y brindan múltiples niveles de ejercicios que buscan el dominio de la técnica básica de la mecanografía.

Algunos de estos programas son muy buenos y brindan excelentes resultados. La recomendación al respecto es bajarse un buen software de mecanografía y tomarse las cosas con calma, recordando que lo más importante es la precisión ya que la velocidad vendrá con el tiempo y la práctica continuada.

Recordá esto: en un principio concentrate en la precisión y no en la velocidad, adquiriendo así el hábito de la perfección, más adelante la velocidad llegará incluso en forma desapercibida. Muchas personas buscan velocidad desde un comienzo obteniendo resultados desastrosos, debiendo dedicar mucho tiempo a la corrección de errores o cejando en el intento de aprender la técnica mecanográfica.

4 -Dedicá todos los días por lo menos una hora a la práctica de la mecanografía respetando el orden lógico de las lecciones presentada en el software. No trates de aprender todo en un solo intento y de una vez, ya que seguramente acabarás decepcionada de tu intento.

5 - No te preocupes si al comienzo percibís una falta de sincronización. Algunas veces notarás que tus dedos van más rápido que tu cerebro y te será difícil coordinar cada orden mental con el dedo indicado, esto es normal y forma parte de la ejercitación y el desarrollo de esta nueva habilidad.

6 - Si notás que en una sección de práctica el número de errores incrementa en vez de disminuir, esto puede ser debido al cansancio y el estrés producido por la presión de obtener mejores resultados, en este caso lo recomendable es terminar la sesión y retomar la práctica más tarde.

7 - No cedas a la obsesión inicial por la perfección, tomate el tiempo que necesites y recordá que cada persona posee un ritmo de asimilación diferente (algunos son más rápidos y otros más lentos en la adquisición de habilidades sin que ello implique necesariamente una jerarquización inmediata en niveles de inteligencia mayores o menores).

8 - Cuando decidas firmemente aprender mecanografía tomá la determinación irrevocable de no mirar el teclado, utilizá las ayudas visuales del software y recordá que de ahora en adelante los únicos ojos sobre tu teclado serán tus dedos. Al principio esta determinación resultará incómoda, pero poco a poco podrás notar que podrás digitar incluso en una habitación oscura.

9 - No desdeñes el aprendizaje del teclado numérico y de caracteres especiales ya que estos son igualmente importantes al teclado alfabético. Durante la realización de trabajos en hojas de cálculo necesitarás una habilidad especial en el manejo de los números.

10 - No te detengas, practicá, practicá y practicá. No te fijes en tus errores, tan solo en tus aciertos. Armate de determinación y preparate a disfrutar del enorme cúmulo de beneficios de la mecanografía.

Podés encontrar más información y ejercicios sobre este tema (incluyendo el gráfico indicando la ubicación correcta de los dedos en el teclado) en: